Зміст
Вступ……………………………………………………………………………….3
Розділ 1. Електронні документи як вид документації у фірмі
1.1 Поняття електронного документа……………………………………………6
1.2 Електронні документи в системі електронного діловодства……………..17
1.3 Застосування універсальних інформаційних технологій в діловодстві….28
Висновки…………………………………………………………………………36
Список літератури……………………………………………………………….40
Додатки…………………………………………………………………………...44
Список скорочень слів та словосполучень…………………………………….51
Вступ
Актуальність теми дипломної роботи. Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи фірми, установ та організацій.
Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.
Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.
Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в фірмі, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр проблем.
Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.
Розробленість теми:
Дипломна робота підготовлена на основі вивчення виявленої літератури, в якій відображено досліджувану тему.
Значний внесок в теорію електронного документообігу зробив П.Марченко, який в своїх працях аналізує основні напрями діяльності фірми для вдосконалення системи електронного документообігу.
Дослідження щодо основних переваг електронних документів проводив автор Г.Перехрест.
Також існує ряд вчених, які велику увагу приділяють впровадженню електронних документів в організації - це П.М.Марченко, Д.Романов, А.Колесов, О.Захаров, що розробляють підходи до впровадження системи електронного документообігу, розробляють методи та досліджують їх застосування на практиці.
Мета дипломної роботи полягає у вивченні особливостей електронних документів.
Завдання дипломної роботи обумовлені її метою:
* виявити та опрацювати фахову літературу з теми дипломної роботи;
* розкрити сутність основних понять;
* визначити роль і місце електронних документів в системі сучасного менеджменту;
* охарактеризувати організацію системи електронного діловодства на фірмі.
Предметом є дослідження особливостей організації системи електронного діловодства.
Методи дослідження: обумовлені об’єктом і предметом дипломної роботи. Для розв’язання визначених завдань, досягнення мети застосовано комплекс взаємодоповнюючих методів дослідження: методи системного аналізу, методи причинно-наслідкового аналізу, методи прямого структурного аналізу
При опрацюванні вихідної інформації були використані загальнонаукові методи аналізу, синтезу, абстрагування та узагальнення.
Теоретична та практична цінність дипломної роботи полягає в тому, що в дослідженні комплексно проаналізований та узагальнений матеріал про сутність електронних документів, електронного цифрового підпису, системи електронного діловодства.
Практична цінність полягає у систематизації та узагальненні опрацьованого матеріалу, набутті автором дипломної роботи практичних навичок і вмінь з інформаційного пошуку, аналітико-синтетичного опрацювання літератури та узагальнення інформації. Крім того, укладено список літератури за темою роботи, який може бути використаний для подальшого вивчення теми.
Структура роботи обумовлена логікою розгляду теми.
Дипломна робота складається з вступу, основної частини, висновків та списку використаної літератури.
Основна частина складається з 1 розділу. У першому розділі розглядаються поняття електронного документа, електронного цифрового підпису..
Список літератури
1. Видання. Основні види. Терміни та визначення: ДСТУ 3017-97.- К.: Держстандарт України, 1995. - 345 с.
2. Примірна інструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади. – К.: Знання, 2000. – 94с.
3. Про електронний цифровий підпис: Закон України// Вісник Держ. комітету архівів України. - 2003. - Вип. 2 (14). - С. 23-32.
4. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України// Вісник Держ. комітету архівів України. - 2003. - Вип. 2 (14). - С. 15-22.
5. Про інформацію: Закон України// Відомості Верховної Ради України. - 2001.- № 11.- С. 25-27.
6. Про підприємництво: Закон України від 07.02.91// Відомості Верховної Ради України. - 1999.- № 8.- С. 43.
7. Про підприємства в Україні: Закон України// Відомості Верховної Ради України. - 1999.- №16.
8. Акопянц А. ЕЦП – рік в законі/ А. Акопянц//Комп’ютер. - 2003. - № 7. - С. 57-61.
9. Андреев В. Цей різнобарвний світ документообігу/ В. Андреев. – М., 2003. – С. 24-26.
10. Андреев В. Людина і документ / В. Андреев. – М., 2003. – С. 14-17.
11. Афанасьев А. Приватні реалізації систем документообігу/ А.Афанасьев// Відкриті системи. - 1997. - № 1. - С. 32-36.
12. Баласанян В. Автоматизація діловодства і документообігу: введення в проблему/ В. Баласанян// Ринок цінних паперів . - 1998. - № 16. - С. 25-27.
13. Баласанян В. Концепція системи автоматизації вітчизняного документообігу/ В. Баласанян// Відкриті системи. - 1997. - № 1 (21). - С. 14-15.
14. Баласанян В. Від традиційного діловодства до електронного документообігу/ В. Баласанян// Connect! Мир связи. - 2002. - № 12. - С. 25-26.
15. Баласанян В. Елуктронний документообіг - основа ефективного управління сучасним підприємством/ В. Баласанян// Управління персоналом. - 2002. - № 2. - С. 18-21.
16. Бобилева М.П. Питання використання елементів електронного документообігу в організації/ М.П. Бобилева// Діловодство. - 2003. - № 2. - С. 14-18.
17. Волков Л. Чи прийшов час електронного цифрового підпису?/ Л. Волков// Діловодство. - 2003. - № 3. - С. 12-14.
18. Гавриш С. Система автоматизації обліку документів архівного фонду/ С.Гавриш// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 9. - С. 32-36.
19. Гавриш С. Система автоматизації діловодства та електронного документообігу/ С.Гавриш// Довідник секретаря та офіс-менеджера. – 2007. – № 2. – С. 25-31.
20. Дятлова Н. Документація в інформаційному суспільстві: сучасні технології документообігу/ Н. Дятлова// Архіви и діло ведення . – 2007. – № 1. – С. 44-48.
21. Емельянов Н. Електронні документи БД/ Н. Емельянов// Директор ИС. - 1999. - № 18. – С. 25-31.
22. Жовтенко В.В. Формування системи документальних ресурсів електронного урядування: досвід зарубіжних країн щодо її впровадження/ В.В. Жовтенко. - К., 2006. - С. 21-23.
23. Заранко Ю. Перспективи створення цифрового фонду використання архівних документів/ Ю. Заранко// Архіви і справочинства. – 2005. – № 6. – С. 75–81.
24. Захаров О. Що таке електронний документообіг?/ О. Захаров// Комп’ютерПрес. - 1999. – № 6. – С. 15–18.
25. Інструкція по проведенню експертизи цінності та передачі електронних документів и інформаційних ресурсів на державне зберігання// Архіви і діловедення. – 2005. – № 3. – С. 42–49.
26. Іствуд Т. Експертиза цінності електронних документів/ Т. Іствуд// Архіви України. - 2002. - № 1. - С. 232-236.
27. Каменнова М. Управління електронними документами: технології і рішення/ М. Каменнова// Відкриті системи. - 2003. - №4. - С. 23-26.
28. Колесов А. Комплексне обговорення проблем електронного документообігу/ А. Колесов. - 2003. - № 15. - С. 13-15.
29. Коханова Г. Про роботу з базами даних та передача їх на архівне зберігання/ Г. Коханова// Архіви і справоводства . – 2006. – № 3. – С. 61-64.
30. Кукарина Ю. Формування понять "електронний документ" и "електронний цифровий підпис"/ Ю. Кукарина// Діловодство. - 2003. - № 1. – С. 24-26.
31. Ларин М.В. Управління документацією и нові інформаційні технології/ М.В. Ларин. - М., 1998. - 136 с.
32. Макарчук О. Документообіг як основа діяльності органу влади/ О.Макарчук. - М., 2001. – С. 13-16.
33. Марченко П.М. Архівний електронний документ/ П.М. Марченко. - К., 2006. - С. 15-16.
34. Марченко П.М. Шляхи вирішення проблеми зберігання електронних документів в архіві/ П.М. Марченко. - К., 2002. – С. 14-18.
35. Мєшков Д.Ю. Електронний документ: обіг, зберігання, використання, законодавчі аспекти/ Д.Ю. Мєшков// Архіви України. - 2001. - № 6. - С. 73-87.
36. Нескоромный В. Електронний документообіг набирає обертів. - К., 2002. – С. 12-14.
37. Пахчанян А. Впровадження систем електронного документообігу: проблеми і рішення/ А. Пахчанян// Директор ИС. - 2002. - № 1. – С. 36-38.
38. Пахчанян А. Технології електронного документообігу/ А. Пахчанян// Відкриті системи. - 2002. - № 10. – С. 16-17.
39. Перехрест Г. Впровадження електронного документообігу: критерії відбору/ Г. Перехрест// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 5. - С. 20-27.
40. Перехрест Г. Впровадження електронного документообігу: огляд вітчизняних систем/ Г. Перехрест// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 6. - С. 38-44.
41. Перов В.В. Новітні технології довготривалого збереження електронних інформаційних ресурсів / В.В. Перов. – М., 2006. – С. 323-331.
42. Прунь А. Потенціал електронного архіву/ А. Прунь// Урядовий кур’єр. – 2007. – 16 лютого. – № 30.
43. Романов Д. Правда про електронний документообіг/ Д. Романов. - М., 2002. - С. 38-44.
44. Рудюк В.В. Класифікація електронних документів/ В.В. Рудюк. - М., 2002. - С. 25-27.
45. Рудюк В.В. Проблеми зберігання і захисту електронних документів/ В.В.Рудюк// Бібліотечна планета. - 2006. - №4. - С. 17-21.
46. Сапун А. Короткий путеводитель по системам електронного документообігу/ А. Сапун// Комп’ютерний огляд. - 2000. - № 18-19. - С. 14-23.
47. Силков С.В. Нормативна база і державне регулювання електронного документообігу/ С.В. Силков. – М., 2007. - С. 146-151.
48. Чирський Ю. Електронний цифровий підпис: правові аспекти застосування/ Ю. Чирський// Довідник секретаря та офіс-менеджера. – 2007. – № 1. – С. 17–22.
49. Шеян И. Електронний розвиток документообігу / И. Шеян. – К., 2003. – С. 17–22.
