Раздел I. Изучение и анализ системы документации и особенности
работы с документами в филиале ОАО «МРСК Северо-Запада»
«Комиэнерго»
1. Основная номативно-методическая база
Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. В условиях непрекращающегося поиска наиболее эффективных форм и методов управленческой деятельности, роста объемов информации, а также интеграции новых технологий в традиционные делопроизводственные системы, повышаются требования к качеству документационного обеспечения управления, к его соответствию современным требованиям. Именно для этой цели разрабатываются законодательные, нормативные и нормативно-методические документы общегосударственного действия.
Основными законодательными актами, регулирующими работу отдела управления делами в филиале ОАО «МРСК Северо-Запада» «Комиэнерго» (далее Филиал), являются следующие федеральные законы:
* Закон Российской Федерации от 21.07.1993 №5485-1 «О государственной тайне». Данный закон регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения государственной безопасности Российской Федерации.
* Федеральный закон РФ от 26.12.1995 №208-ФЗ «Об акционерных обществах», регулируют создание и деятельность акционерных обществ, включая их документационное обеспечение, определяет состав документов и обязанности организации по хранению документов. Законодательно установлена не только обязательность хранения документов по месту нахождения исполнительного органа организации, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации.
* Федеральный закон РФ от 29.07.2004 №98-ФЗ «О коммерческой тайне». Настоящий закон регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства;
* Федеральный Закон РФ от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
* Федеральный Закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных». Закон регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации или без использования таких средств;
* Федеральный Закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Данный Закон закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов, урегулировал ряд отношений, возникающих при создании и использовании информационных технологий;
* Федеральный закон от 01.07.2011 №169-ФЗ «Об электронной подписи», регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий. Из этого следует, что закон устанавливает (при соблюдении определенных условий) одинаковую силу бумажного и электронного документа.
На сегодняшний день действуют общегосударственные нормативно- методические документы по организации делопроизводства, на основании которых осуществляется работа в отделе управления делами. К таким документам относятся:
1. Госуда рственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документации и службам документационного обеспечения. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, на предприятиях, в общественных организациях. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
2. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт устанавливает:
* состав реквизитов документов;
* требования к оформлению реквизитов документов;
* требования к бланкам документов.
1. Основ ные правила работы ведомственных архивов освещают следующие вопросы:
* требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, заполнения, ведения;
* порядок формирования дел в делопроизводстве;
* организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
* подготовка дел к передаче в архив: оформление дел, составление описей, передача в архив;
* работа с документами в архиве.
1. ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Настоящий стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами.
2. Перече нь типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Перечень содержит современные типовые документы, образующиеся при документировании общих для всех учреждений, организаций и предприятий функций управления, с указанием сроков хранения документов. Этим перечнем руководствуются при определении сроков хранения и отборе документов на государственное, муниципальное хранение или уничтожение.
Большое значение имеет охрана труда. В своей работе Филиал руководствуется:
* Трудовым кодексом Российской Федерации от 30.12.2001 №197-ФЗ;
* Типовой инструкцией по охране труда для пользователей персональными электронно-вычислительными машинами (ПЭВМ) в электроэнергетике РД153-34.0-03.2.98-2001, утвержденной Министерством энергетики Российской Федерации. Настоящая Инструкция представляет собой руководящий документ по эргономичной организации рабочих мест пользователей ПЭВМ и по созданию на рабочих местах пользователей нормальных и безопасных условий труда, максимально снижающих риск повреждения здоровья. Инструкция составлена с учетом требований законодательства по охране труда, санитарных норм и правил, отраслевых нормативов по охране труда, результатов научных исследований, новейших разработок и передового опыта в области охраны труда.
2. Анализ состава и особенностей систем документации, функционирующих в организации
Организационно-правовые документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой.
2.1.5 систему организационно-правовой документации входят:
2.1.1. Устав ОАО «МРСК Северо-Запада» (вышестоящая организация) (далее Общество).
Устав акционерного общества - это зарегистрированный и утвержденный в установленном законом порядке документ, свод положений, правил деятельности юридического лица, определяющий его структуру, устройство, виды деятельности отношений с другими лицами и государственными органами, права и обязанности.
Содержание Устава акционерного общества должно соответствовать требованиям, изложенным в Гражданском кодексе Российской Федерации. В Уставе акционерного общества должны также содержаться сведения, предусмотренные законом «Об акционерных обществах». В Уставе любого акционерного общества должно быть указано:
* полное и сокращенное фирменное наименование общества;
* сведения о месте нахождения общества;
* тип общества (открытое или закрытое);
* количество, номинальная стоимость, категории (обыкновенные, привилегированные) акций и типы привилегированных акций, размещаемых обществом;
* права акционеров - владельцев акций каждой категории (типа);
* сведения о структуре и компетенции органов управления общества и порядок принятия ими решений;
* порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления обществом, квалифицированным большинством голосов или единогласно;
* сведения о размере уставного капитала общества;
* сведения о филиалах и представительствах общества;
* сведения о размере дивиденда и (или) стоимость, выплачиваемая при ликвидации общества (ликвидационная стоимость) по привилегированным акциям каждого типа;
* сведения о порядке конвертации привилегированных бумаг;
* иные положения, предусмотренные законом «Об акционерных обществах».
В Уставе указаны цель и виды деятельности Общества. В соответствии с Уставом разрабатывается структура, определяется штатная численность, устанавливаются основные правила, регулирующие деятельность Общества. Так как деятельность вышестоящей организации, распределена территориально, то есть у организации есть подведомственные филиалы, то действие Устава Общества регламентирует и деятельность филиала, находящегося на территории Республики Коми.
